Hvordan skal jeg ordne notatene så jeg finner dem igjen?

Spørsmålet som kommer oftest

Nesten alle som begynner på modulen om notatteknikk stiller det samme spørsmålet i løpet av første uke: hvordan finner jeg igjen det jeg skrev? Ofte er ikke problemet at notatene er dårlige. Problemet er at de ble skrevet uten tanke på at de skal leses av en annen versjon av deg selv, uker senere, med en tekstfrist i hælene.

Som hovedinstruktør har jeg sett det samme mønsteret mange ganger. Man noterer ivrig under intervjuet, legger notatene i en bunke eller en mappe og tenker at det ordner seg. Når teksten skal skrives, er det vanskelig å huske om sitatet sto på side tre eller side åtte, og om det var intervjuobjektet eller en dokumentkilde som sa det. Svaret ligger i hvordan du skriver, ikke bare i hvordan du sorterer etterpå.

Start med en fast topptekst

Det enkleste grepet er å begynne hver notatside på samme måte. Skriv dato, hvem du snakker med, hva saken gjelder og hvordan kontakten foregår, for eksempel telefon, møte eller e-post. Det tar tjue sekunder, og det gjør at ingen side blir anonym når du blar tilbake.

Legg gjerne til et eget felt for hva kilden kan vite førstehånds, og hva som er hørt fra andre. Den forskjellen glemmes raskt, men den betyr mye når du skal vurdere hva som kan stå i teksten. Deltakerne på kurset får et arbeidsark med akkurat denne toppteksten, og de fleste beholder den uendret resten av studiet. Poenget er at rutinen skal være så liten at du faktisk bruker den hver gang.

• Dato og klokkeslett
• Navn og rolle
• Sakens arbeidstittel
• Førstehåndskunnskap eller andrehånd

Skill det som er sagt fra det du tenker

Under et intervju fyller hodet ditt kontinuerlig inn: du tenker på oppfølgingsspørsmål, ser sammenhenger og får ideer til vinkling. Alt dette havner lett på samme papir som det intervjuobjektet faktisk sa. Uker senere vet du ikke lenger hva som var hennes ord og hva som var dine.

Løsningen er et enkelt merkesystem. Bruk anførselstegn bare om ordrett sitat, og sett egne tanker i en parentes eller i margen med et fast tegn, for eksempel en pil. Der du er usikker på om du fikk det ordrett, markerer du det med et spørsmålstegn. Det gir et ærlig bilde av hvor sikker du er, og det beskytter deg mot å gjengi noe som aldri ble sagt på den måten.

Merk underveis, ikke bare etterpå

Mange venter med å rydde til alt er samlet. Da er det for sent, for da må du lese gjennom alt på nytt. Bruk i stedet noen få faste merker mens du skriver: en stjerne ved noe som kan bli sitat, en strek ved tall og påstander som må kontrolleres, og en ring rundt navn og titler som må stave riktig.

Slike merker kan gjøres på papir med to farger, eller i et dokument med fet skrift og uthevinger. Verktøyet spiller liten rolle. Det viktige er at merkene betyr det samme hver gang, slik at du kan skanne en side på noen sekunder og se hva som krever handling. Henrik Dahl går grundig gjennom dette i de praktiske øvelsene, der deltakerne merker samme intervjuutskrift og sammenligner resultatet.

• Stjerne: mulig sitat
• Strek: tall eller påstand å sjekke
• Ring: navn, tittel eller stedsnavn

Ordne etter sak, ikke bare etter dato

Kronologisk rekkefølge er naturlig mens du jobber, men den hjelper lite når du skriver. Da trenger du å finne alt om én påstand, ett tema eller én kilde på samme sted. Etter hvert intervju bruker du ti minutter på å skrive en kort oppsummering øverst: tre til fem kjernepunkter, og hvilke sider de står på.

Når du senere skal skrive, setter du opp en enkel oversikt over temaene i teksten og fører inn henvisninger til sidetall og kilder under hvert tema. Da har du i praksis et register over hele researchen din. Jo tidligere du begynner med dette, desto mindre arbeid blir det til slutt. Mange opplever at selve skrivingen går merkbart raskere når oversikten er på plass.

Hold systemet lite nok til at du bruker det

Det beste notatsystemet er det du faktisk følger når du har dårlig tid. Derfor anbefaler jeg å starte med to eller tre regler og legge til flere først når de første sitter. Hvis du innfører fem fargekoder, tre mapper og et eget indekskort for hver kilde, gir du opp i løpet av en uke.

Prøv metoden på ett konkret intervju eller én researchøkt i de kommende ukene, og se hva som fungerer for deg. Justér deretter. En personlig metode vokser frem gjennom bruk, ikke gjennom å kopiere en mal. Arbeidsarkene på kurset er ment som utgangspunkt, ikke fasit, og de fleste ender opp med en variant som passer deres egen måte å tenke og skrive på.